Основные задачи и функции архивного отдела

1. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архивном отделе.

Архивным отделом принимается комплекс мер по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их утрату и хищение и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии.

2. Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архивном отделе.

Архивный отдел осуществляет государственный учет архивных документов, поступивших на хранение. Определяет количество и состав архивных документов в установленных единицах учета и отражает это количество и состав в учетных документах. Обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска архивных документов, контроль за их наличием и состоянием.

3. Организация комплектования архивного отдела документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами.

Архивный отдел осуществляет комплектование архивного отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, культурное значение для муниципального района, для этого:

— определяет источники комплектования архивного отдела по согласованию с Управлением государственной архивной службой Самарской области;
— определяет состав архивных документов, подлежащих приему в архив;
— осуществляет прием-передачу архивных документов в архивный отел.

4. Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архивном отделе.

Архивный отдел безвозмездно предоставляет право пользователю на информационные услуги и информационные продукты, удовлетворяющие его информационные потребности.

Основные формы использования архивных документов:

— информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;
— предоставление архивных документов в читальном зале;
— использование архивных документов в средствах массовой информации;
— проведение информационных мероприятий (лекции, доклады, уроки для школьников и студентов и др.) с использованием архивных документов;
— публикация архивных документов.

Также архивный отдел осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью архивов организаций и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций. Оказывает содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий администрации района в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.