Памятка руководителям ликвидируемых организаций по обеспечению сохранности документов по личному составу

В соответствии со статьей 22 Федерального закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» документы по личному составу подлежат хранению в организациях в течение 50/75 лет и служат для исполнения социально-правовых запросов граждан о трудовом стаже, размере заработной платы и т.д.

Согласно статье 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» при ликвидации организаций всех форм собственности документы по личному составу передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств организаций, передающих документы. 

К документам по личному составу относятся:

— приказы по личному составу;

— лицевые счета по заработной плате и (или) расчетные ведомости;

— тарификационные ведомости;

— табели учета рабочего времени (при тяжелых, вредных и опасных производствах);

— акты о несчастных случаях на производстве и документы к ним;

— приказы о приеме, перемещении и увольнении работников;

— книги (журналы) учета движения трудовых книжек;

— личные дела уволенных работников;

— личные карточки (ф.Т-2) уволенных работников;

— невостребованные личные документы (трудовые книжки, аттестаты, дипломы и пр.) и другие документы, долговременные сроки хранения которых определены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 г. №236).

Организации, не являющиеся источниками комплектования муниципального архива, передают на хранение в архив следующие управленческие документы, используемые для исполнения запросов социально-правового характера:

— учредительные документы (устав, положение, изменения и дополнения к ним, свидетельство о регистрации, постановления, приказы и документы о ликвидации организации);

— решение арбитражного суда;

решение собрания акционеров, учредителей, постановления, приказы;

— протоколы собраний акционеров (учредителей);

— штатные расписания (штатные расстановки), дополнения и изменения;

— списки акционеров;

— ведомости начисления дивидендов;

— документы о награждении работников (представление, наградные листы, протоколы вручения наград).

Прием документов архивными учреждениями от организаций осуществляется в соответствии с действующим законодательством и в порядке, установленном Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утверждены приказом Росархива от 2 марта 2020 г. № 24).

При работе с архивными документами организации руководствуются Правилами организации хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры РФ № 2367 от 08.08.2023.

В соответствии с действующими нормативными правовыми актами председатель ликвидационной комиссии (конкурсный управляющий) обязан обеспечить сохранность архивных документов и передать на хранение в соответствующий архив. Для этого необходимо организовать:

1. проведение сплошной проверки наличия дел и их физического и санитарно-гигиенического состояния;

2. информирование муниципального архива о начале процесса ликвидации организации для проведения обследования состава документов, оказания необходимой методической помощи и решения вопроса о месте дальнейшего хранения документов;

3. проведение работ по упорядочению документов (проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление дел и т.д.), для чего предусмотреть средства на их упорядочение при составлении сметы расходов по ликвидации организации;

4. составление описей дел по личному составу и научно-справочного аппарата к ним (историческая справка, предисловия к описям);

5. представление описей дел на согласование с муниципальным архивом;

6. передачу по акту приема-передачи архивных документов на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив с заключением договора о передаче документов.

Представителям ликвидируемых организаций на территории Кинельского района следует обращаться в архивный отдел администрации муниципального района Кинельский по адресу: 446433, Самарская область, г. Кинель, ул. Ленина, 38, тел. 8-84663-2-19-96, электронная почта: arhivkinel@yandex.ru

Необходимо учесть, что процесс обработки, описания и передачи на хранение документов по личному составу может быть длительным в зависимости от срока существования организации и объема дел.

Упорядочение документов может быть проведено силами работников организации или с помощью сторонних специалистов на платной основе.

Бесхозяйственные архивные документы, от которых собственник отказался, потерянные документы, если такие документы являются документами по личному составу или могут подлежать включению в состав Архивного фонда Российской Федерации, принимаются в архив при угрозе утраты таких документов, при наличии в архиве материальных возможностей для их приема, упорядочения и хранения. Рекомендуется согласовывать возможность приема документов с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела.

Санкции за нарушение требований архивного законодательства предусмотрены Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях (статьи 13.20, 13.25), а также Уголовным кодексом Российской Федерации (статья 325).

С более подробной информацией вы можете ознакомиться на сайте администрации муниципального района Кинельский в разделе «Архив».

01.04.2024, 127 просмотров.